L’externalisation répond généralement à un besoin d’optimisation de coûts. Elle permet à la société clientes de transformer certains coûts fixes en coûts variables (ressources humaines, local, administration …) et de se recentrer sur son cœur de métier.    Les activités de soutien comme la saisie de données, la relance clients ou encore la comptabilité sont ainsi confiés à des prestataires extérieurs, souvent étrangers pour des raisons d’optimisation financière. L’externalisation offre en effet de nombreux avantages. Pour les domaines où la technicité est importante (développement informatique, comptabilité, référencement …), le recours à l’outsourcing permet d’avoir des équipes directement opérationnelles. En confiant le travail à un expert, la société cliente réduit également les risques d’échec. De plis, le client n’a pas besoin de prendre en charge les coûts de recrutement, ni ceux de formation.

Pour les fonctions plus opérationnelles (BPO, Relation Client, Gestion de ressources humaines …, le recours à l’externalisation permet à la société cliente d’optimiser ses coûts. En effet, les prestataires peuvent faire des économies d’échelle intéressantes grâce à leur taille et en font bénéficier leurs clients. De plus, certains de ces besoins sont saisonniers comme la saisie de données. En faisant appel à un prestataire extérieur, le client n’a pas besoin de gérer la saisonnalité des emplois et peut se reposer sur une société spécialisée.


L’externalisation peut être rapprochée de la sous-traitance. Mais les spécialistes tiennent toutefois à préciser que la sous-traitance concerne surtout la production (production pièces automobiles, textile …) tandis que l’externalisation concerne plutôt les fonctions de la société. L’externalisation de saisie peut donc être assimilée à la délocalisation tandis que ce n’est pas le cas pour l’externalisation comptable.